Les vacances d’été approchant à grands pas, certains se demandent peut-être s’ils peuvent partir en vacances avec la voiture d’entreprise. Est-ce possible ? Quelles sont les obligations du salarié ? De quoi l’entreprise a-t-elle la charge ? Le point avec Me Quentin Bideau, avocat au barreau de Nantes, Oratio Avocats.
Quentin Bideau : La voiture de service comme celle de fonction sont toutes deux mises à disposition par l’entreprise. Cependant, le véhicule de service vise classiquement une utilisation limitée à un cadre professionnel. À l’inverse, la voiture de fonction suppose en principe que le salarié peut s’en servir dans le cadre de sa vie privée. Dans ce dernier cas, la mise à disposition permanente du véhicule au salarié constitue un avantage en nature c’est-à-dire un élément de rémunération soumis à cotisations et charges sociales.
Quentin Bideau : Lorsque l’utilisation du véhicule est limitée au cadre professionnel, le salarié n’est pas autorisé à partir en vacances ou en week-end avec la voiture de l’entreprise. Dans le cas contraire, il y a soit faute du salarié, soit constitution d’un avantage en nature. Une tolérance de l’administration existe pour le trajet domicile-lieu de travail sous réserve que cela soit nécessaire à l’activité professionnelle et que le salarié ne puisse pas utiliser les transports en commun pour se rendre au travail. En effet, dans ce cas, l’URSSAF considère qu’il n’y a pas d’avantage en nature (contrairement à un usage le week-end ou lors des congés).
Quentin Bideau : Les conditions d’utilisation du véhicule à titre privée sont en principe définies par l’acte instituant l’avantage en nature (convention collective, accord d’entreprise, contrat de travail, …). Les conditions d’utilisation du véhicule peuvent donc varier sensiblement d’une entreprise à une autre et appellent à une grande vigilance, en particulier s’agissant de la prise en charge des frais de carburant lors de l’usage privé. Ces derniers peuvent être pris en charge par le salarié, par l’employeur ou par les deux ou encore faire l’objet d’une avance de l’employeur avec remboursement par le salarié sur justificatif ou de manière forfaitaire.
En tout état de cause, l’employeur ne peut pas modifier unilatéralement les conditions dès lors que l’utilisation privée de la voiture est intégrée dans l’évaluation de l’avantage en nature. Ainsi, toute modification nécessite en principe l’accord du salarié concerné. L’employeur ne peut donc pas décider seul de la restitution de la voiture en cas d’arrêt de travail sauf si cela était expressément prévu au préalable (par le contrat de travail par exemple) et justifié notamment par la nécessité d’attribuer le véhicule à son remplaçant.
À défaut, le salarié concerné pourrait engager une action pour modification unilatérale du contrat de travail exposant l’employeur à un risque de condamnation par le conseil de prud’hommes.
Quentin Bideau : Dès lors que l’utilisation est limitée à l’activité professionnelle, le véhicule doit être appréhendé comme un outil de travail dont les charges d’entretien et de réparation reposent logiquement sur l’employeur. S’agissant des véhicules avec une utilisation privée, la jurisprudence a admis la licéité des clauses prévoyant une participation du salarié aux frais d’entretien. Là encore, il est vivement recommandé de s’assurer au préalable que les modalités de prise en charge des frais d’entretien sont précisées de manière détaillée dans le contrat de travail (ou autre texte instituant l’avantage). En outre, s’il est prévu que le salarié doit se charger d’entretenir le véhicule, le défaut d’entretien peut faire l’objet d’une sanction, voire justifier un licenciement. En revanche, l’employeur n’est pas autorisé à procéder à une retenue sur salaire pour compenser les frais de réparation d’un véhicule de fonction même en cas d’accident responsable. Une telle pratique serait en effet considérée comme une sanction pécuniaire prohibée sauf à caractériser une faute lourde du salarié, ce qui nécessite d’être en mesure de prouver que le salarié a dégradé le véhicule avec l’intention de nuire à son employeur (preuve en général difficile à rapporter).
À noter que d’anciennes décisions de justice admettent que la responsabilité civile du salarié peut éventuellement être engagée lorsque l’accident est complètement détachable de l’exécution du contrat de travail. Cette situation reste néanmoins rare en pratique.
Quentin Bideau : Le covoiturage avec un véhicule de fonction est rarement autorisé. Plus encore, la pratique du covoiturage est souvent expressément exclue par une clause du contrat de travail ou de la Charte ou encore de l’accord collectif précisant les conditions d’utilisation des véhicules. Cette activité peut porter atteinte à l’image de l’entreprise. Du reste, elle n’est souvent pas couverte par la police d’assurance et est en général déconseillée par les sites de covoiturage eux-mêmes.
Quentin Bideau : Par principe, le conducteur reste responsable des infractions au Code de la route qu’il commet même au volant d’un véhicule appartenant à l’entreprise. Il pourra ainsi se faire retirer des points, suspendre ou retirer son permis de conduire en cas d’infractions. Lorsque l’infraction est constatée par un radar automatique, l’amende est envoyée au titulaire du certificat d’immatriculation, c’est-à-dire à l’employeur. Ce dernier doit désigner dans un délai de 45 jours le conducteur du véhicule au moment de l’infraction sous peine d’être redevable d’une amende complémentaire (en général 675 €) en sus de l’amende initiale. Si l’employeur paie l’amende à la place du salarié, le montant sera considéré comme un avantage en nature devant être déclaré comme tel sur le bulletin de salaire.
Quentin Bideau : Il n’y a pas d’interdiction de principe à utiliser le véhicule au-delà des frontières du territoire national, sauf restriction particulière prévue par le contrat d’assurance ou l’acte précisant les conditions d’utilisation du véhicule. Il est donc recommandé de vérifier avant de prendre la route qu’aucune restriction de ce type n’est prévue pour le véhicule mis à disposition.
Quentin Bideau : Lorsque le salarié utilise le véhicule de l’entreprise en dehors du cadre autorisé, il est susceptible de faire l’objet d’une sanction disciplinaire comme un avertissement voire une sanction plus lourde. Il est d’ailleurs recommandé aux employeurs de sanctionner de telles pratiques afin de pouvoir justifier (en cas de contrôle URSSAF) que la mise à disposition du véhicule ne constitue pas un avantage en nature et ainsi éviter un redressement.
Pour consulter l’ensemble de cet article paru, le 03 juillet 2023 sur le site www.actu-juridique.fr, cliquez-ici.
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Quentin Bideau
Avocat
quentin.bideau@oratio-avocats.com
