Politique de protection des données

Notre cabinet a mis en place la présente Politique afin d’informer les personnes physiques dont il collecte et traite les données à caractère personnel sur, notamment, les données susceptibles d’être collectées, les traitements réalisés sur ces données, les personnes ou entités auxquelles notre cabinet les communique et les droits dont bénéficient ces personnes physiques.

Cette Politique s’inscrit dans le cadre des dispositions du Règlement (UE) 2016/679 (« Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD »), de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (« Loi Informatique et Libertés ») et de ses textes d’application.

Quelles données collectons-nous ?

Dans le cadre de notre activité et du fonctionnement de notre site internet, nous sommes amenés à collecter et traiter des données à caractère personnel concernant notamment nos prospects, clients et autres partenaires contractuels (leurs dirigeants, associés, membres de leur personnel) ainsi que les utilisateurs de notre site internet et les personnes qui transmettent une candidature spontanée par l’intermédiaire de notre site internet.

Ces données comprennent notamment :

Des informations relatives à l’identité, notamment le nom, le prénom, le genre, la date de naissance ;
Des informations relatives à la vie personnelle et à la vie professionnelle, notamment l’adresse postale, l’adresse de courrier électronique, les numéros de téléphone fixe et portable, la qualité ou la fonction, les informations figurant dans les curriculum vitae et les lettres de motivation ;
Des informations relatives à notre relation contractuelle notamment les demandes de prestations, les réclamations adressées à notre cabinet ;
Les enregistrements des correspondances et communications avec notre cabinet notamment les courriers électroniques ;
Des informations d’ordre économique et financier, notamment les revenus professionnels, des informations relatives à l’imposition, celles issues des moyens de paiement utilisés par nos clients ;
Les données de connexion, notamment les cookies ;
Ainsi que toute information qui nous est communiquée au moyen d’un formulaire de contact sur le site internet ou, plus généralement, en communiquant avec notre cabinet.

Le cas échéant, il est précisé, au moment de la collecte des données si ces données sont nécessaires ou non au regard de la finalité concernée.

Sur quelles bases juridiques traitons-nous ces données ?

Nous collectons et traitons des données à caractère personnel, selon le cas :

Pour les besoins de l’exécution des contrats conclus avec nos clients ou de mesures précontractuelles prises à leur demande ;
Aux fins de nos intérêts légitimes, tels que la prospection et l’animation ainsi que la gestion de la relation avec nos prospects, clients, fournisseurs et autres partenaires ;
Afin de respecter nos obligations légales et réglementaires, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, et d’assurer la défense de nos droits ;
Sur la base du consentement des personnes physiques concernées.
Dans l’hypothèse où la personne physique, dont nous traitons les données à caractère personnel s’est opposée à un tel traitement, nous sommes néanmoins susceptibles d’être autorisés à réaliser ou poursuivre ledit traitement sur l’une des autres bases juridiques susvisées.

A quelles fins traitons-nous ces données ?

Nous collectons et traitons des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

La conservation des contrats conclus avec nos clients ;
La réalisation des prestations confiées à notre cabinet (production, gestion et suivi des dossiers de nos clients) ;
La gestion de la facturation, la comptabilité, la gestion comptes clients ;
La gestion du fichier clients, la gestion et le suivi de la relation contractuelle avec nos clients et autres partenaires ;
La constitution et la gestion de notre fichier de prospects, la prospection ;
La gestion des newsletters et autre communication de même nature ;
l’organisation, l’inscription et l’invitation à des évènements ;
La gestion des recrutements.
L’amélioration de la navigation et de l’expérience des utilisateurs de notre site internet, notamment à des fins de gestion des statistiques de mesures d’audience.

A qui communiquons-nous ces données ?

Nous communiquons ou sommes susceptibles de communiquer les données collectées aux personnes ou entités suivantes :

Les membres autorisés de notre personnel ;
Nos associés ;
Nos sous-traitants, mandataires ou prestataires de services ;
Nos commissaires aux comptes ;
Notre Ordre professionnel, les autorités de contrôle (régulateurs), les autorités administratives, les juridictions.

Nous sommes susceptibles de transférer hors de l’Union européenne des données à caractère personnel que nous avons collectées. En pareille hypothèse et dans le respect des dispositions légales, nous nous assurons (i) que le pays vers lequel le transfert est effectué assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, (ii) en l’absence d’une telle décision, que des garanties appropriées, visées à l’article 46 du RGPD, ont été mises en place, ou (iii) à défaut de décision d’adéquation et des garanties appropriées susvisées, que le transfert des données entre dans l’une des hypothèses visées à l’article 49 du RGPD.

Pendant quelle durée conservons-nous ces données ?

Nous ne conservons les données à caractère personnel collectées que pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, dans le respect de la réglementation en vigueur et sans préjudice des obligations légales de conservation et des délais de prescription, notamment en matière de responsabilité civile professionnelle.

Notamment, les données de nos clients sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, et pendant une durée supplémentaire de 3 ans à des fins d’animation et de prospection.

Un tableau indicatif des durées de conservation des données collectées par notre cabinet figure en Annexe.

Comment assurons-nous la sécurité de ces données ?

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à assurer la sécurité des données collectées et le respect des obligations lui incombant aux termes de la réglementation applicable. Nous mettons notamment en œuvre des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement.

Quels sont les droits dont disposent les personnes physiques concernées ?

Toute personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement par notre cabinet dispose des droits suivants, reconnus par la réglementation applicable :

Un droit d’accès à ses données ainsi qu’aux informations relatives au traitement dont ses données font l’objet (art. 15 du RGPD ; art. 49 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes (art. 16 du RGPD ; art. 50 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Un droit à l’effacement de ses données (art. 17 du RGPD ; art. 51 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Un droit à la limitation du traitement de ses données (art. 18 du RGPD ; art. 53 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Un droit à la portabilité de ses données (art. 20 du RGPD ; art. 55 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Un droit d’opposition au traitement de ses données (art. 21 du RGPD ; art. 56 de la Loi Informatique et Libertés) ;
Lorsque le traitement des données est fondé sur son consentement, le droit de retirer son consentement à tout moment (art. 7.3 du RGPD) ;
Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès (art. 85 de la Loi Informatique et Libertés).

Toute personne concernée peut, en justifiant de son identité, exercer ses droits à tout moment auprès de notre Délégué à la Protection des Données, au moyen du formulaire de contact accessible sur notre site internet www.oratio-avocats.com, par courrier électronique à dpo@oratio-avocats.com ou par courrier postal à : ORATIO Avocats - DPO, 5 rue Papiau de la Verrie, BP 90210, 49002 Angers Cedex 01.

La personne concernée dispose par ailleurs du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) concernant le traitement de ses données à caractère personnel (www.cnil.fr/fr/plaintes).

Identité du responsable de traitement

Le responsable de traitement est ORATIO Avocats, société d’exercice libéral par actions simplifiée au capital de 1 700 505 euros, dont le siège social est situé 5 rue Papiau de la Verrie, 49000 ANGERS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’ANGERS sous le numéro 070 201 728.

Président : M. Gilles CAMPHORT

Adresse de correspondance : adresse du siège social.

Téléphone : +33 (0) 2.41.66.62.80

Email : dpo@oratio-avocats.com

Annexe

Durées de conservation

Finalité des traitements réalisés	Durée de conservation
Conservation des contrats conclus avec nos clients	5 ans minimum 10 ans lorsque le contrat est conclu avec un consommateur par voie électronique et qu’il porte sur une somme égale ou supérieure à 120 euros
Gestion de la facturation Comptabilité, gestion des comptes clients	10 ans minimum
Gestion du fichier clients Gestion et suivi de la relation contractuelle avec les clients et autres partenaires	Pendant le temps de la relation contractuelle, puis pendant 3 ans à compter de la fin de la relation, à des fins d’animation et de prospection
Constitution et gestion d’un fichier de prospects Prospection	3 ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact émanant du prospect
Amélioration de la navigation et de l’expérience des utilisateurs de notre site internet Statistiques de mesures d’audience	13 mois maximum
Gestion des newsletters et autre communication de même nature Organisation, inscription et invitation à des évènements	Jusqu’au désabonnement de la personne concernée
Gestion des recrutements	CV conservé pendant 2 ans après le dernier contact avec le candidat Sur demande du candidat, destruction immédiate si le candidat n’est pas retenu
Lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme	Informations relatives à l’identité du client : 5 ans à compter de la cessation des relations contractuelles Informations permettant de justifier l’opération : 5 ans à compter de l’exécution de l’opération